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    [StartUp003]GnuCash用TKC互換・個人事業主勘定科目配布です

    前回

    次回は、開業準備資金計画書の作成の予定です。

    と書きましたが、とりあえず「帳簿」を準備しなきゃいけませんね。


    「開業準備資金計画書」は、日本政策金融公庫に融資の相談に行くために作ります。

    サクッと作ってサクッと相談に行けば済みますが、融資がされるか否かの決定まで、時間があります。

    その間も、(もう開業届を出してしまったので)領収書やらレシートやらが貯まっていきます。

    そいつらをやっつけないといけない。

    そしてなにより、事業性の銀行口座を作って、1万円入金してしまったので、その記録が残っていないとおかしなことになるわけです。

    おかしなことと言っても、違法だとかそういうわけではなくて、気分的に変です。

    開業した気分になりません。

    気分は大事です。


    個人事業主にとって、最大のウィークポイントは、「事業性資金とプライベート資金の使い分けが曖昧になる」ことです。

    帳簿さえつけ始めれば、この「曖昧さ」からすぐに脱却できますし、「自分はビジネスをやっている」という実感がわきます。

    生活態度が一変します。


    そんなわけで、今回はオープンソースの会計・経理ソフト"GnuCash"のインストールと、個人事業主のための初期設定を行います。

    GnuCashにはWindows版・Mac版・Linux版があります。

    インストール後は、すべての操作は全プラットフォームで共通です。


    まず方針を決める

    GnuCashをインストールして、すぐに本番の帳簿をつけはじめると、いろいろと後悔します。

    まず、GnuCashで用意されているデフォルトの勘定科目は、日本の会計事情に合っていません。

    後から勘定科目を自分で付け加えることもできますが、「やっぱりこの仕訳はXという勘定科目で行うのではなくて、X1とX2に分けて、Xの下位グループとし、X2で仕訳をするべきだった!」という場面が必ず出てきます。

    そして、それは、とくに「第1期」においては避けられない事態です。


    個人事業を開始する時点で、完璧な勘定科目構造を準備することは不可能です(この記事下部で配布しているTKC互換の勘定を使えば「ほぼ完璧」ですが)。

    開業後のすべての帳簿を1ファイルとすることも可能ですが、そして前期の残高が繰り越されるので、その方が楽なのですが、期末には、必ず「勘定科目構造」の見直しをしたくなります。

    「勘定科目の整理」をするために、しばらく(数年)は「1期1ファイル」で続けたほうが良いと思います。

    (あとで紹介する「TKC互換個人事業用科目体系」は、そのまま階層を壊さずに使いましょう。それぞれの事業形態に合わせてカスタマイズしていく必要があるということです)

    GnuCashは勘定科目のエクスポートができますが、次期期首に構造を「その時点でのベスト」な状態に整理する、という方針でやっていくことにしましょう。

    この「1期1ファイル」の方針は、毎期首に「開始残高」をちまちまと手入力しなければならないので、クッソめんどくさいですが、それも「経営レポートの精査」だと思って、まじめにやることにしましょう。

    (くどいようですが、後で紹介する「TKC互換個人事業用勘定科目GnuCashファイル」を使っていただければ、ほぼ、そのまま、個人事業の間は使えます。「普通預金」の下位に「ゆうちょ銀行」や「楽天銀行」などを付け足すとか、カスタマイズすればOKです)


    この、「会計帳簿記帳は確定申告のために行うのではない。自分自身へのビジネス報告書の作成であり、ビジネス戦略の基盤を作成するためのものだ」という考えは、「帳簿」というものの本質・起源・原点・理念からいって当然の考えなのですが、この点を理解している事業主は少数派です。

    くわしくは、坂本孝司『会計で会社を強くする』(TKC出版)を参照してください。


    最初の帳簿を作成する前に決めなければならない「方針」はいくつかありますが、思いつく項目を列挙すると、次のようになります(完璧ではありません。ぼくも開業したばかりなので、手探りでやっています):

    • 「元入金(もといれきん)」はいくらかJ
      • 日商簿記検定2級に合格している方でも、「元入金」という勘定科目は初めて聞くかと思います(3級ではテキストに載っているそうですが、ぼくの記憶にはありませんでした)。
      • これは個人事業においてのみ使う、特殊な勘定科目です(他に「事業主貸」と「事業主借」があります)。
      • P/L(損益計算書)・B/S(貸借対照表)のどこにくるかというと、「純資産(資本)」です。
      • 法人における「資本金」のようなものです。「資本金」と異なる点は、毎年変動する点です。
      • 細かい仕訳は後ほど解説しますが、ようは事業主の「持ち出し」はいくらなのか、という勘定科目です。ぼくは事業用銀行口座に1万円、ポケットマネーから入金したので、「元入金=10,000」となりそうですが、じつはもっと「持ち出し」は多いのです。以下の項目の中で説明します。
    • 事業に関わる銀行口座はどれか
      • つまり、個人として持っている銀行口座のうち、帳簿に反映させる銀行口座はどれとどれになるのか。「完全にプライベートなお金しか入出金されない」のであれば、帳簿に反映させても意味がありません。ただし、少しでも「外部からの入金」があるのなら、それは確定申告の対象になります。
      • 「外部からの入金」としては、例えばアフィリエイト収入や、ヤフオク・Amazonマーケットプレイスからの振込などがあります。これを「プライベートな趣味の範囲だから」と放っておくと、脱税になります。
      • 「外部からではない入金」とは、自分で自分の「お小遣い」として入金するような場合です。
      • 銀行口座が複数ある場合、「普通預金」勘定の下位に「ゆうちょ銀行」とか「楽天銀行」とかを作成しておけばOKでしょう。
      • また、税務調査で「元入金の出どころはどこか」「この銀行振込が『事業主借』になっているが、その口座の入出金を見せろ」とか言われるかもしれないので、【とりあえず持っている口座はすべて帳簿に登録しておくのが楽】かもしれません(というかそれが普通なのかな?あとで税理士に聞きます)。
    • 事業に関わるクレジットカードはどれか
      • これも「完全にプライベートな用途のクレジットカード」であれば、帳簿に反映させる意味がありません。
      • 可能であれば、「事業にも私的にも使うカード」を2枚程度にして、残りはすべて「私的にしか使わないカード」にしておきたいところです。この事前整理ができていないうちは、すべてのクレジットカードを帳簿に反映させるべきでしょう。
      • クレジットカードが複数ある場合、「未払金」勘定の下位に、「楽天VISA」とか「無印セゾン」とかの勘定科目を作成しておけばOKでしょう。
      • また、税務調査対策で、上述の銀行口座と同様、【すべての個人用カードを帳簿に登録しておくのが楽】かもしれません。
    • 「前払費用(プリペイド)」は期首にいくらあるのか
      • Amazonで備品や消耗品や商品を購入する場合、クレジットカードで直接買わずに、まず「Amazonギフト券」を自分宛に購入し、そのギフト券残高から購入しますよね(理由はわかりますよね?)。
      • 「Amazonでは事務用品しか買わない」と決めているのであれば、ギフト券をカードで購入した時点で「消耗品費 xxx円/未払金 xxx円」と仕訳をしてしまっていいのですが、Amazonはいろいろなことに利用するので、あらかじめ何を買うかは決まっていないという場合、「前払費用」勘定で記帳するのが良いと思います(たぶん)。期中に購入した場合「前払費用 xxx円/未払金 xxx円」という仕訳になります。
      • いままでアフィリエイトなどでコツコツ貯めてきたギフト券残高を、開業準備のために使いたくもなります。
      • その場合は、事業開始時点の残高を「前払費用 xxx円/元入金 xxx円」という仕訳で処理しておくのがいいのではないでしょうか(多分)。「前払費用」の下位に、「Amazon.co.jp」という科目を作って置くと楽でしょう。
      • Suica/WAONなどのチャージも同様です。「Suicaは交通費でしか使わない」と決めているのであれば、チャージした時点で「旅費交通費 xxx円/未払金 xxx円」と仕訳してしまっていいのですが、Suicaはいまやいたるところで使えます。何に使用するのか、相手科目がわからないわけですから、「前払費用 xxx円/未払金 xxx円」という仕訳になります。
      • 今考えなければならないのは、「事業開始時点での残高」なので、「前払費用 xxx円/元入金 xxx円」という処理を期首に行っておきます。
      • もちろんこれらも「前払費用」の下位に「Suica」とか「WAON」とか作っておくと楽でしょう。
    • 償却資産の算入はどうするか
      • 「減価償却」をする資産とは、10万円を超える設備投資(「建物」「車両・運搬具」「工具・器具・備品」「ソフトウェア」など)のことです(2013年現在。この価格の線引は政策で変わります)。もし、「持ち出し」でパソコンやソフトウェアを事業に使うとしたら、資産として登録しなければなりません(相手科目は「元入金」です)。
      • 10万円を超える資産のうち、1年以内に購入した30万円以下の資産の合計が300万円以下であれば、いったん資産計上しておいて、決算で全額減価償却(経費として計上)することができます。
      • 建物や自動車などを、事業にもプライベートにも使う場合、その割合で按分しなければなりません。70%は事業で使うが、30%はプライベートで使用する、という場合、資産計上は残存価格の70%で、したがって、「減価償却費」も資産に入っている部分に対してしか計上できません。
      • ちなみにパソコンの償却期間は4年、ソフトウェア(販売目的以外)の償却期間は5年です。ぼくがいま使っているパソコンは、2009年に買ったものなので、4年経って……ない!あれ!これ資産計上しなきゃならないの?!あ!あとWindowsOSもついてきたから、OSの分はさらに1年分資産計上しなきゃならないの?!……と焦りましたが、そもそも上述のように30万円以下かつ年間合計300万円以下なので、「すでに償却済み」と見なすことができるでしょう(たぶん)。

      • 「焦った」のは、「減価償却できる資産」があったほうが経費が増えるので得(節税の意味で)だけど、帳簿を作るのが面倒くさいからです。「建物」「車両・運搬具」を事業に使う方は、税理士さんに相談しましょう(税理士と顧問契約はしなくていいですよ。個人事業で税理士のお世話になるのは決算のときだけで充分です)。
      • 「減価償却」の話題が出たついでに述べておくと、このシリーズの第1回で、「個人事業を始めるときに提出する書類は2枚だけ」と書きましたが(いや、そこまでは言ってませんが)、実は他に数枚あります。そのうち、「減価償却資産の償却方法の届出書」というのがありますが、これは確定申告までに出せばOKなので、今すぐ提出しなくても良いわけです。
      • 「償却方法の届出書」には、どの償却資産を・「定率法」「定額法」のどちらで償却するのか、を書きます。これを提出しなければ、「定額法」を選択したとみなされます。初年度は売上があまりないだろうし、したがって経費もそんなに計上される必要もないので、「定額法」を選んだことにしました(「定率法」は最初の年にたくさん経費計上し、だんだん経費額が減っていく方法ですね。簿記の復習です)。ようするに【たいていのケースでは出す必要が無い】書類です。
      • 「償却資産」の「耐用年数」の一覧は「減価償却資産の耐用年数等に関する省令」をご覧ください。「豚」は3年です。
    • 「商品」の算入はどうするかJ
      • 事業を始めるときに「持ち出し」で商品を揃えるかもしれません。例えばぼくは、英単語の暗記用に大量購入した情報カードを、もう使わなくなったので、売っ払おうと思っています。いくらで購入したのかわかりませんが、いくらでもいいのではないでしょうか。
      • ようは古本屋を始めるときに、自分の本棚に入っている本も商品にする場合、その本を購入するのにかかった原価を「資産」として計上しておく必要があります。ただ、古本の場合、原価よりも売価の方が高くなるので、おかしなことになるわけですが。本は償却資産じゃないですしね。ま、「1円」でいいのではないでしょうか。「1円」で入荷して、「100円」で売る、利益99円、ということはよくあることです(「0円じゃダメなのか」というと、わかりません。こうした、「実質0円だけど、帳簿上記録のために1円とする」ことを「備忘価格」といって、減価償却で使います。昔は、減価償却が済んだ資産には「残存価格」があり、簿記検定試験でもあることになっていますが、法令上、現在は廃止されています。つまり結果的には償却資産は全額費用計上できることになります)。
    • 税理士との同期はどうするか
      • これはようするに、決算のときに税理士さんに相談するような場合(まあ、個人事業の場合はマニュアル本1冊読めば自分でできちゃいますけどね)、その税理士事務所で使用されている勘定科目や、入力コードのようなものを、あらかじめ知っておいてから帳簿の作成に入ると、効率的だという話です。
      • 法人化を目指しているなら、将来お世話になる税理士事務所のルールを知っておくと便利です。(法人成り後に)総勘定元帳が送られてきたときに、自分や経理が入力した勘定科目やコード番号が一致していると、読みやすいです。
      • ぼくはTKCに頼むと思うので、入力コードと勘定科目はTKCの仕様に合わせてGnuCashを作りこんでいきます。


    勘定科目については、

    (TKCの体系に若干手を加えました。資産の「ソフトウェア」「前払費用」など)


    TKCの勘定科目体系、法人のものならググれば見つかるんだけど、個人用のはなかなかお目にかかれないので、TKCの福島センターの人を呼びつけて提出させました(嘘。資料請求したら家まで来た。ビビった)。

    スプレッドシートで空欄になっている科目名には、ハイフンを入れておきました。

    ただし、「ソフトウェア」と「前払費用」は頻繁に使うと思うので、勝手に入れておきました。



    ところで、GnuCashの弱点は、いわゆる「原価計算」(管理会計)ができないところですね。

    GnuCashを導入しようとする方の多くはIT系のフリーエージェントとかフリーランスとかの方々でしょうけれど、いわゆるproject basisな会計のことです(class accountingという言葉をGnuCashのMLでみかけましたが、結論は「Quicken使え」とのこと。高いよ!だったら弥生会計使うよ!)。


    この弱点を補うには、「プロジェクト単位でアカウント(科目)を作る」ぐらいしか、現時点では方法がないようです。

    上記の「TKC互換個人事業用勘定科目体系」(スプレッドシート)では、5000番代のコードが管理会計(原価計算)専用の勘定科目です。

    が、税理士さんいわく「個人事業の段階ではまったく必要無い」(断言)そうです。




    いや~、前置きが長くなった。


    GnuCashのインストール

    WindowsかMacの人は本家サイトでインストーラをダウンロードし、実行してください。

    Linuxの人は、libdbd-sqlite3のインストールが必要です。

    Ubuntu前提ですが、aptitudeを入れておきましょう。

    $ sudo apt-get update
    $ sudo apt-get dist-upgrade
    $ sudo apt-get insatall aptitude

    これでaptitudeがインストールされました。

    aptシステムのフロントエンドで、何かと便利です。

    $ sudo aptitude update
    $ sudo aptitude dist-upgrade

    同じaptシステムを使っているので多分意味は無いですが。儀式的な意味でやっておきたい。

    $ aptitude search sqlite3

    でいろいろとsqlite3関連のパッケージが羅列されます。

    $ sudo aptitude install libdbd-sqlite3

    で、ファイル形式としてsqlite3を使えるようになりました。

    GnuCashのインストールは、ソフトウェアセンターで行っても、

    $ sudo aptitude install gnucash

    で行っても、どちらでもいいです。


    では、インストールが終わったら、起動してください。

    そして、「日本語化」されているか確認してください。

    日本語表示されていなかったとしたら、マニュアルの9.6. Changing the Languageを参考に(英語ですが、各環境の方ならすぐ分かる内容だと思います)、言語設定してみてください。

    GnuCashは環境変数から勝手に使用言語を決めてしまい、「[設定]>[言語設定]」のような、ソフトウェアには通常あるようなメニューがありません。

    (Windows版GIMPのバグ対策のためにシステム環境変数をLANG=enとかにしてると、英語表示のまま変えられなくなります)



    たとえばWindowsなら、

    \Program Files\gnucash\etc\gnucash\

    配下の"environment"ファイルを書き換えます。

    この書き換えは管理者権限が必要となるため、デスクトップに一時コピーしましょう。

    テキストエディタで開き、

    # LANG=nl_BE
    # LANGUAGE={LANG}

    の2行を見つけ、その下に次の2行を書き加えます:

    LANG=ja_JP
    LANGUAGE={LANG}

    このファイルを元の場所にコピーしようとすると、管理者権限を求められるので、OKしてください。


    インストールが終わったら、さっそくテスト用ファイルを作りましょう。


    テスト開始

    [ファイル]>[ファイルを新規作成]すると、「新規勘定科目階層のセットアップ」なるウィザードがでますが、[キャンセル]。

    [ファイル]>[開く]でdropboxにダウンロードした「tkc_sole.gnucash」を開きます。

    [ファイル]>[名前をつけて保存]から、好きな名前をつけて、dropboxのaccountフォルダに保存します。


    いろいろいじってみます。

    GnuCashの「勘定科目」タブが表示されている状態だと思いますが、上カラム右端の、下向きの矢印(↓)をクリックして[勘定科目コード]を表示させてください。

    そして、[勘定科目コード]カラムをクリックして、勘定科目コードでソートします。

    これで「資産」「負債」「純資産」「収益」「費用」の順番に並ぶので、見やすくなります。


    なお、TKCの科目コードは、吉田税務会計事務所様の貸借対照表損益計算書が参考になりますが(吉田税務会計事務所の「仕訳・勘定科目データベース」は仕訳のマニュアルとしても非常に便利です)、

    【法人向けに作成されているので、「元入金」も「事業主貸」「事業主借」もありません】

    科目名も個人と法人では若干異なります。



    さて、ぼくとしてはこの科目体系にちょっと気になるところがあります(「ソフトウェア」と「前払費用」はいくらなんでもみんな使うだろう、と思って勝手に付け加えておきましたが)。

    ぼくの事業だと、「仕入」はほとんど発生しません。

    無形固定資産となるもの(WEBサイトなど)や、サービス(カウンセリングなど)を提供するのに、原材料も品物もないですよね。

    この手の「情報系」「サービス系」事業でもっともお金がかかるのが、研究・開発、ようは「お勉強」ですよね。


    で、お勉強のための図書をクレジットカードで購入したら、個人事業では「雑費 xxx円/未払金 xxx円」、法人では「備品・消耗品費 xxx円/未払金 xxx円」という仕訳をします(法人の損益計算書では、「一般管理費」に記載されます)。

    しかし、一番重要なコストが、「雑費」なんて名前では、なんか、うれしくない。

    そこで、「経費」の下位にある「6228」が空いているので、右クリックして[勘定科目を編集]します。

    [備考]の欄に、「代替使用は経費に限る」と書いてあると思います(法人の場合6228は「代替使用は一般管理費に限る」となっています)。

    科目名を「研究・開発用図書等」として、閉じます。

    「等」としたのは、CDやDVDも含まれるだろうからです。



    開業したら、「元入金」を決定する

    ぼくは、このシリーズ冒頭で述べたように、2013年3月6日に開業しました。

    その日付で、まず「元入金」、すなわち「開始残高」を決定してしまいます。


    その日に(開業した日に)記帳する必要はありません。

    「いつの取引か」を選択する欄があるので、その日付を開業日にすればOKです。

    GnuCashで本番記帳をはじめたら、まず初めにするのが「元入金」の確定、ということになります。


    以下、ぼくのケースで記帳してみます。


    [資産]>[流動資産]>[当座資産]>[普通預金]で右クリックし、[勘定科目を新規作成]します。

    勘定科目名:ゆうちょ事業性

    勘定科目コード:01

    説明:ゆうちょ(事業)

    と入力して[OK]すると、[普通預金]がプレースホルダ( + - で開閉できるタイプのノード)になり、その下位に[ゆうちょ事業性]ができます。

    この[ゆうちょ事業性]を、おもむろにダブルクリック!します。


    ぼくは、3月6日に、1万円をゆうちょに入金しました。

    「日付」で「2013-03-06」を選択してTabキー、番号は入れなくてTabキー。

    「説明」に「事業開始資金」とでも書いてTabキー。

    「資金移動」で「純資産:元入金」を頑張って探して、選択。Tabキー。

    「増加」に「10000」と入力、Tabキー。


    すると2行目が作られると思います。

    「勘定科目」タブを見てみましょう。

    「資産」と「流動資産」と「当座資産」と「普通預金」と「ゆうちょ事業性」が10000円になっていて(以上は「資産」勘定における同一の事象の別表現)、「純資産」と「元入金」も10000円になっていますね(以上は「純資産」勘定における同一の事象の別表現)。

    [元入金]をダブルクリックして開くと、3月6日に何が起きたのか、わかるかとおもいます。



    同様に、他の銀行口座についても、2013年3月6日時点での残高を、元入金として勘定しておきます。


    重要なのは「現金」です。

    財布の中身を1円単位で調べて記帳する必要はありません(事業で使う金庫とかがあれば別ですが)。

    「多分このぐらい財布に入っているだろう」と思う金額よりちょっと多めに記帳しておきます。

    仕訳「現金 70000円/元入金 70000円」

    期中にうっかり赤字になったりしないように、非常識な金額を「現金」としてしまう人が多いですが、そして、「事業主借」「事業主貸」を駆使することで帳簿上はなんとかなってしまいますが、税務調査で突っ込まれたらめんどくさいので、非常識な「架空の資産」はあまりおすすめしません。



    dropboxを使うことの重要性

    dropboxディレクトリに"account"フォルダを作り、そこにsqlite3形式で保存する方針で進めてきました。

    これは、「ハードディスクだけに保存するのは危険」という理由の他に、「将来、経理を雇えるようになったら、経理のOSはシンクライアントのUbuntuにして、Dropbox上のファイルに記帳させる」という設計のためです。

    (現在WindowsやMacのマイマシンで、一人で帳簿をつけていて、しばらくは一人でやっていくとしても、Ubuntuとの同期をとる練習として、VMwareやVirtualBoxなどの仮想マシンでUbuntuにもGnuCashとDropboxをインストールしておきましょう)。

    Ubuntu側は、別アカウントでdropboxを作成し、フォルダ単位で「招待」すれば同期が取れます。


    注意すべき点は、Dropboxの同期が終わらないうちにGnuCashを起動しないことですかね。

    ファイルが消えます。


    「Ubuntuとの同期を考えるならUbuntu Oneはどうよ?」

    と思うかもしれませんが、現時点でWindows版Ubuntu Oneが使いものにならないシロモノなので、「共有」のためにUbuntu Oneを使うのはやめておきましょう。



    次回はじっさいに期中仕訳をしてみます。

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